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山东齐河国家粮食储备库合同管理办法

发布者:admin  时间:2018-03-07 15:14  浏览:

第一章  总  则
   
    第一条  为加强山东齐河国家粮食储备库(以下简称“齐河库”)合同管理工作,保证各类合同依法签订、履行、变更或解除,维护齐河库合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规,结合齐河库实际,制定本办法。
    第二条  本办法所称合同是指齐河库在生产经营活动(但不限于生产经营活动)中与其他平等民事主体之间签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
合同管理是指齐河库实施的合同谈判、签订、履行、变更、终止、争议处理等行为。
齐河库根据合同标的额、法律关系复杂程度、对外影响等因素,将合同划分为重要合同和一般合同。
重要合同包括:重大战略合作合同,有关企业投融资、借款、担保的合同,资产收购合同,不动产及无形资产处置合同,涉外合同,储备粮油轮换等政策性业务合同(标的额在 1000 万以上),粮食购销等贸易性业务合同(标的额在 1000 万以上),承揽合同(包括加工、定做、修理、检验等合同,标的额在 50 万以上),建设施工合同(标的额在 50 万以上)等。
一般合同是指重要合同以外的合同。
    第三条  劳动合同由组织人事部门依照《中华人民共和国劳动合同法》等法律法规负责管理,不适用本办法。
第二章  合同管理组织体系与职责
    
    第四条  办公室为齐河库合同综合管理部门,负责齐河库的合同管理工作。
齐河库内部职能部门在办理以齐河库名义签订的合同时为合同的承办部门。
第五条  合同管理实行“统一归口、分级管理、分工负责、相互配合”的原则,具体合同业务由承办部门负责,财务、业务、办公室等其他相关部门协同审查,合同管理部门归口审查,分管领导审核,主要领导审批。
    (一)合同管理部门负责统一管理、指导本单位的各类合同,保证合同的合法性,并向合同合规性、技术性、经济性等协助审查延伸;
    (二)合同承办部门负责其职责范围内合同业务的协商、签订、履行、变更、解除和合同每一条款动态履行情况的实时控制。在签订合同前必须做好市场调研或尽职调查,对有关合同价款、担保、逾期付款利息、违约金、滞纳金等重要条款和惩罚性条款的约定,必须合情合理,不准无故放大风险,保证合同的合规性、技术性、经济性;
    (三)财务、业务、办公室等其他相关部门在业务范围内对合同进行指导、监督和审查;
    (四)各部门应当积极主动,互相配合,保证合同业务目的顺利实现。
    第六条  合同管理部门应履行下列具体职责:
    (一)负责本库签订合同授权委托书的制作、管理;
    (二)参加重要合同的谈判、签订;
    (三)负责合同项目的市场调查、签约对象的资信情况合同文本的合法性审查;
    (四)协调办理承办合同的签订、履行、变更、终止、解除,并及时将合同的履行情况向库领导、集团公司合同综合管理部门报告;
    (五)负责对本库负责的合同进行统一编号,登记台账,建立档案;
    (六)集团公司合同综合管理部门规定的其他职责。

第三章  签约主体与授权代理
 
    第七条  内部职能部门不具备合同主体资格,一律不得使用部门印章对外签订合同,须对外签订合同的,统一由齐河库对外签订。
对外签订合同时,合同主体必须使用企业法定名称。
    第八条  合同应当由法定代表人签订,也可以由法定代表人授权的委托代理人代为签订。


第四章  合同签订

    第九条  合同签订应按照以下流程进行:
    (一)市场调查,考察合同项目的经济、技术可行性;合同承办部门应对标的物的市场分布情况,合同签订对方及关联方的主体资格和履约能力、诚信度等资信情况,产品或服务的质量、价格及其趋势情况等进行综合性的分析或论证。
    (二)与签约对方洽谈合同内容,草拟合同文本;
    (三)履行合同审查程序;
    (四)报请领导审批;
    (五)正式签订;
    (六)存档备查。
    第十条  起草合同时,集团公司有统一文本的,使用统一文本;没有统一文本的,参照国家或行业现行有效的合同示范文本并尽量把合同条款考虑周全。合同文本应包括但不限于以下条款:
    (一)当事人的名称或者姓名和住所;
    (二)标的;
    (三)数量;
    (四)质量;
    (五)价款或者报酬;
    (六)履行期限、地点和方式;
    (七)违约责任;
    (八)解决争议的方法。
    第十一条  须上报集团公司审查审批的重要合同报集团公司审查审批。本库负责审查审批本单位签订的一般合同。
    第十二条  自行签订一般合同,合同审查审批程序按照以下程序进行:
    (一)合同承办部门负责提供拟签订的合同文本初稿、市场调研报告及有关附件材料;
    (二)合同承办部门填写合同申报审批表连同上述材料,根据合同管理部门意见,送交合同管理部门进行归口审查;(合同承办部门送交有关部门审查合同,应至少预留 1 个工作日作为审查时间)
    (三)合同承办部门按照审查意见修改合同文本初稿,并将修改后的合同文本与签约对方沟通。若对修改后的合同文本无变更或修改,则形成正式的合同文本,报请业务分管领导审核、法定代表人审批后正式签订合同;若对修改后的合同文本需要变更或修改,则需要按照以上程序重新进行。
    第十三条  须上报集团公司审查审批重要合同及集团公司认为有重大影响的合同须进行审查审批的,合同审查审批程序按照以下程序进行:
    (一)先按照本办法第十二条审查程序对合同文本进行内部审查及会签。根据集团公司审计法务部意见,将合同申报审批表、合同文本、市场调研报告及有关附件材料送交集团公司财务、业务等其他相关部门审查后报审计法务部进行归口审查;(应至少预留 3 个工作日作为审查时间)
    (二)按照集团公司有关部门审查意见修改合同文本,并将修改后的合同文本与签约对方沟通。若对修改后的合同文本无变更或修改,则形成正式的合同文本,报请集团公司业务分管领导审核、法定代表人审批后正式签订合同;若对修改后的合同文本需要变更或修改,则需要按照以上程序重新进行。
    第十四条  合同审查应包含以下主要内容:
    (一)合法性审查 1.合同内容中是否存在会导致合同被认定为无效的情形,并认真分析合同无效情况下产生的法律后果;2.合同主体资格,审查对方是否有营业执照、经营期限、范围,是否按期年检等;是分支机构的,还应当审查其法人的营业执照;是个人独资企业或个体工商户或自然人的应当审验其有关资质证照或身份证;3.相关资质审查,对一些特殊行业,比如仓储、设计、化工、建筑、设备制造等,应重点审查其相关资质证书或行政许可手续;4.法定代表人身份证明;若有委托代理人,是否有授权委托书,是否符合其授权的代理事项、代理权限和期限;5.合同主要条款是否完备,合同签约各方意思表示是否真实、有效,有无显失公平内容等。
    (二)合规性审查 是否符合有关政策规定,是否符合集团公司有关规章制度,提交的签约材料是否齐备,是否按本办法规定履行有关程序。
    (三)技术性审查 合同所附的技术文件和技术资料内容是否正确、翔实,初步判别技术的创造性、先进性、实用性、成熟性、可靠性、 推广应用的条件和前景以及存在的问题等,有无技术成果权属争议等问题。
    (四)经济性审查 合同价款是否合理,价款计算方式是否科学,价款结算方式是否明确及便于操作,合同约定的利息、违约金、滞纳金、定金、担保等条款是否合理。
第十五条  所有合同须经合同管理部门及财务、业务等其他相关部门事先审查并按规定履行内部审批程序后方可正式签订;未经审查审批程序,严禁任何部门、个人以本单位的名义对外签订合同、签署承诺、出具证明和其它有证据效力的书面材料;严禁未签订合同就付诸实施或事后补签合同;严禁与不具备合法主体资格的当事人订立合同。
    第十六条  依照法律法规规定在办理审批、登记手续后方可生效的合同,应及时办理审批、登记等手续。
    第十七条  合同不能同时签署时,合同承办部门应督促合同签约对方及时规范地在合同文本上签字盖章,确保合同在合理期限内完成签订。对在履行审批程序后由于特殊原因合同不能签订,我方已在合同上签字盖章,而合同相对方未签字盖章的,应及时收回全部合同文本予以注销。
    第十八条  对外签订合同,应该使用行政公章,应经单位法定代表人批准,履行用印相关流程后使用。
    第十九条  一般不准将单位公章携带外出。因特殊情况需要携带外出的,应按规定办理审批手续,由单位法定代表人批准后方可携带外出。
    第二十条  签订合同时,合同各方必须盖章,并由法定代表人或委托代理人在合同文本上签字。合同文本超过一页的,合同各方须加盖骑缝章。(签约对方为自然人的须本人签字并摁手印)
    第二十一条  一律不得出具盖章的空白合同书、空白合同业务介绍信及没有授权内容的授权委托书。

第五章  合同履行

    第二十二条  合同签订后,应及时履行合同义务,行使合同权利。对涉及合同任一条款的纠纷和合同违约事项等应及时处理并保全证据;对涉及资金支付的,根据合同约定及合同履行的实际情况提出结算或止付意见,报主管领导审批后办理结算手续。双方权利义务履行完毕后,应及时对合同履行情况进行归档和总结。
    第二十三条  在合同履行中应注意及时保留或索取我方已履行合同义务及对方违反合同义务的书面证据。对到期合同债权超过三个月仍未收回的,应当及时行使追索权并保留书面证据,确保合同债权不超过诉讼时效;发现纠纷苗头应同时通报合同管理部门协助处理。对超过诉讼时效的合同债权,必须追查责任者责任并制定出债权追偿措施。在合同履行过程中,严禁擅自放弃合同权利;严禁对合同相对人以外的任何人履行合同义务;任何部门不得擅自出具承诺书。
    第二十四条  合同履行中需要对合同有关内容进行变更或补充的,由合同承办部门在授权范围内与对方协商一致,按本办法规定重新履行合同审查审批程序后方可签订变更或补充协议。
    第二十五条  合同履行中根据合同约定或法律规定需要解除合同的,或需要行使抗辩权、代位权、撤销权的,合同承办部门应及时报合同管理部门协助处理,不得擅自放弃上述权利。
合同履行过程中,对涉及合同权利义务部分转让或全部转让的,根据转让主体提交的有效转让信函,信函接收部门应立即报合同承办部门。合同承办部门应及时通知合同管理部门、财务部门及其他相关部门落实变更后的权利义务履行主体,并及时行使合同抗辩权。
    第二十六条  合同履行中出现争议的,合同承办部门应将争议情况及时通知合同管理部门及主要领导,一方面收集整理解决合同争议的证据资料,另一方面与对方协商解决办法。
对进入诉讼或仲裁程序的合同纠纷,应在3个工作日内书面上报集团公司审计法务部。

第六章  合同档案管理

    第二十七条  合同签订后,合同承办部门应当将合同文本原件及附件、合同相对方的营业执照副本复印件、法定代表人证书或授权委托书、合同申报审批表、市场调研报告或可行性报告及其他相关材料送交合同管理部门存档保管,合同承办部门或相关部门可保留复印件。本库合同管理部门应于每月10日前将上月本单位所签全部合同的目录、合同文本复印件(或 PDF 格式电子文档)及合同履行情况报集团公司审计法务部备案核查。
    第二十八条  合同管理部门应建立合同管理台帐,登记本单位全部对外合同。合同台账应包括:标的、数量、价款、履行期限、验收结果、合同相对方的相关信息等主要内容。
    第二十九条  涉及保密事项的,合同承办部门、审查部门及其他接触到合同信息的人员,应当严格按照保密相关规定执行。

第七章  监督检查与奖惩

    第三十条  对于集团公司审计法务部的跟踪监督检查,合同管理部门应给予积极配合,提供所需资料和情况,对检查中提出的问题应及时进行整改。
    第三十一条  任何部门和个人不得在合同签订、履行、管理过程中有玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的行为。任何部门和个人不得采用贿赂、账外暗中收受或给予对方单位或个人回扣等不正当手段签订合同。任何部门和个人不得泄露合同意向、商业秘密或有关机密。
对有上述行为之一者,将视情节轻重给予违纪处分和经济处罚;触犯刑律的,移送司法机关追究刑事责任。
    第三十二条  在合同签订、履行和纠纷处理过程中,避免或挽回单位损失,检举或揭发违法事项有功的,可视情形给予适当奖励。

第八章  附  则

    第三十三条  本办法自印发之日起施行。
 
    附件:1.合同申报审批表附件 1

合同申报审批表

 
 
申报单位:                       经办人:            申报时间:    年  月  日
 
合同名称   合同编号  
 
 
合同主体
甲方  
乙方  
   
合同主要内容(标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等)
申报单位审批意见
合同承办部门   财务部门  
其他相关部门   合同管理部门  
业务分管领导   法定代表人  
集团公司审批意见
财务部门   其他相关部门  
审计法务部  
业务分管领导  
法定代表人  
           
备注:1.合同申报审批表须附合同初稿、签约对方有关资质及市场调研报告等材料; 2.适用范围:①各单位须上报集团公司审查审批的重要合同;②集团公司认为 各单位有重大影响须进行审查审批的合同。
 



合同申报审批表

承办部门:                       经办人:      申报时间:      年  月  日
 
合同名称   合同编号  
合同主体 甲方  
乙方  
   
合同主要内容(标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等)
审批意见
合同承办部门   财务部门  
其他相关部门  
合同管理部门  
业务分管领导  
法定代表人  
             
备注:1.合同申报审批表须附合同初稿、签约对方有关资质及市场调研报告等材料; 2.适用范围:①以集团公司名义签订的各类合同;②各单位自行签订的一般合同。